Die ersten 72 Stunden entscheiden über deine Einstellung

Eine Kampagne bringt 22 Bewerbungen. Vier Wochen später ist die Stelle immer noch offen, und die Rückmeldung lautet: „Da war nichts Passendes dabei."

Wenn wir dann nachfragen, wie viele der 22 telefonisch erreicht wurden, liegt die Antwort häufig bei drei oder vier. Die anderen achtzehn wurden angeschrieben, nicht angerufen, oder sie wurden angerufen — nach fünf Tagen.

Das ist der häufigste einzelne Grund, warum Recruiting-Kampagnen scheitern. Er liegt nicht in der Anzeige, nicht im Budget und nicht in der Zielgruppe. Er liegt in den drei Tagen danach.

Warum die Bewerbung so schnell verfällt#

Eine Bewerbung über ein Jobportal ist eine Entscheidung. Jemand hat sich hingesetzt, einen Lebenslauf herausgesucht, ein Anschreiben angepasst. Diese Person erwartet, dass es dauert.

Eine Bewerbung aus dem Feed ist ein Impuls. Jemand hat abends auf dem Sofa eine Anzeige gesehen, hat sich zwei Minuten Zeit genommen und ein kurzes Formular ausgefüllt. Zwischen zwei anderen Dingen. Diese Person hat sich am Dienstag nicht entschieden, den Job zu wechseln — sie hat sich entschieden, mehr wissen zu wollen.

Dieser Impuls hält nicht lange. Nach drei Tagen ist er verblasst, nach einer Woche ist er weg. Und wenn dazwischen ein anderer Betrieb angerufen hat, ist auch die Person weg.

Das ist kein Nachteil der Methode, sondern ihre Kehrseite: Genau weil du Menschen erreichst, die nicht aktiv suchen, musst du schnell sein. Wer aktiv sucht, wartet. Wer nur neugierig war, wartet nicht.

Die 72-Stunden-Regel#

Jeder Bewerber wird binnen 72 Stunden telefonisch kontaktiert. Nicht per Mail, nicht per Formularantwort — angerufen.

Der Grund für „anrufen" statt „schreiben" ist derselbe wie oben: Wer sich am Handy beworben hat, liest seine Mails nicht wie ein Bewerber, sondern wie ein Mensch mit vollem Postfach. Deine Einladung steht zwischen Paketbenachrichtigungen. Ein Anruf dagegen ist ein Ereignis.

Der Grund für „72 Stunden" ist Erfahrung, keine Wissenschaft: Innerhalb von drei Tagen ist die Erinnerung an die eigene Bewerbung noch da. Danach beginnt das Gespräch mit „Auf welche Stelle habe ich mich da beworben?" — und aus dieser Position heraus überzeugt man niemanden.

Ein Ablauf, der auch im Vollbetrieb funktioniert#

Der übliche Einwand ist berechtigt: In einem Betrieb, in dem der Chef selbst am Herd steht oder auf der Baustelle, gibt es keine ruhigen Bürostunden. Deshalb hilft ein fester Ablauf mehr als guter Wille.

1. Ein fixes Zeitfenster am Tag. Zwanzig Minuten, jeden Werktag, dieselbe Uhrzeit. Nicht „wenn es passt" — dann passt es nie.
2. Zwei Sätze vorbereiten. Wer du bist, worauf sich die Person beworben hat. Mehr braucht der Gesprächseinstieg nicht.
3. Fünf Versuche in sieben Tagen, zu verschiedenen Tageszeiten. Wer nach einem Klingeln aufgibt, sortiert Kandidaten nach Zufall aus, nicht nach Eignung.
4. Kein Erreichen, dann Nachricht. Eine kurze WhatsApp oder SMS mit Name, Betrieb und dem Angebot eines Rückrufzeitpunkts. Nicht als Ersatz für den Anruf, sondern zwischen zwei Versuchen.
5. Jede Bewerbung wird abgeschlossen — Einladung oder Absage. Eine unbeantwortete Bewerbung ist ein Kandidat, der deinem Betrieb künftig nichts mehr schickt, und im Zweifel auch seinen Kollegen davon erzählt.

Wann du anrufen solltest#

Die brauchbare Regel lautet: dann, wenn die Person nicht mitten in ihrer Tätigkeit steckt. Das ist je nach Zielgruppe eine andere Uhrzeit.

Das sind Erfahrungswerte aus der Arbeit mit diesen Branchen, keine Messung. Wichtiger als die Uhrzeit ist ohnehin die Zahl der Versuche: Wer einmal anruft und niemanden erreicht, sortiert nach Zufall aus — und zwar bevorzugt die Beschäftigten.

Was im ersten Telefonat passieren sollte#

Kurz, freundlich, konkret. Es geht nicht darum, jemanden zu prüfen, sondern darum, dass zwei Menschen entscheiden, ob sich ein Treffen lohnt.

• Nicht die Bewerbung durchgehen. Sie hat drei Felder.
• Sondern: Was macht die Person gerade? Was müsste anders sein, damit sich ein Wechsel lohnt? Wann könnte sie anfangen?
• Und dann ein konkreter nächster Schritt mit Datum. Nicht „wir melden uns".

Ein Leitfaden für dieses Gespräch steht in Das erste Telefonat mit einem Bewerber.

Der Nebeneffekt, den kaum jemand einplant#

Schnelle Rückmeldung wirkt über den einzelnen Fall hinaus. Kandidaten in Gastronomie, Handwerk und Pflege reden miteinander — die Branchen sind regional klein. Ein Betrieb, der binnen eines Tages zurückruft, hat innerhalb weniger Monate einen Ruf, und dieser Ruf senkt die Kosten jeder weiteren Suche.

Mehrere unserer Kunden berichten davon: dass nach einer Kampagne auffällig viele Initiativbewerbungen kamen, ohne dass eine Anzeige lief. Das ist kein Zufallseffekt der Werbung. Es ist das Ergebnis davon, dass jemand zurückgerufen hat.

Häufige Fragen

Was ist, wenn ich einen Bewerber telefonisch nicht erreiche?

Fünf Versuche in sieben Tagen, zu unterschiedlichen Tageszeiten, dazwischen eine kurze Nachricht per SMS oder WhatsApp. Erst danach gilt jemand als nicht erreichbar. Wer nach dem ersten Versuch aufgibt, verliert überdurchschnittlich viele gute Kandidaten, weil gerade die Beschäftigten schlecht erreichbar sind.

Reicht eine E-Mail statt eines Anrufs?

Als alleiniger Weg nicht. Wer sich in zwei Minuten am Handy beworben hat, liest E-Mails nicht im Bewerbermodus. Eine Mail funktioniert als Ergänzung zum Anruf, nicht als Ersatz.

Wie schnell muss die Einladung zum Vorstellungsgespräch erfolgen?

Der Termin selbst darf ein paar Tage später liegen — die Vereinbarung nicht. Wichtig ist, dass am Ende des ersten Telefonats ein konkretes Datum steht, nicht ein „wir melden uns".

Was schreibe ich in eine Absage?

Kurz, klar und ohne Floskeln, aber mit einem echten Grund und dem Angebot, sich bei einer passenderen Stelle wieder zu melden. Wie das aussieht, steht in Absagen richtig schreiben.

Bewerbungsprozess Praxis Telefonat