Das erste Telefonat mit einem Bewerber: ein Leitfaden

Zwischen Bewerbung und Vorstellungsgespräch liegt ein Telefonat, das in vielen Betrieben nebenbei erledigt wird — zwischen zwei anderen Dingen, ohne Vorbereitung, mit dem Ziel, einen Termin auszumachen.

Dabei ist es der Moment mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Erkenntnis. Zehn Minuten sagen mehr über Zuverlässigkeit, Motivation und Passung als drei Seiten Papier. Vorausgesetzt, man weiß, was man fragt.

Was dieses Gespräch leisten soll#

Drei Dinge, mehr nicht:

1. Ist die Person fachlich in der richtigen Größenordnung?
2. Passen die Rahmenbedingungen — Zeitpunkt, Weg, Arbeitszeiten?
3. Wollen beide Seiten ein Treffen?

Was es nicht leisten soll: eine Entscheidung. Wer im ersten Telefonat aussortiert, sortiert nach Telefonstimme.

Der Einstieg#

Zwei Sätze, die den Unterschied machen:

„Guten Tag, hier ist Martin Berger vom Gasthof Sonne. Du hast dich bei uns auf die Stelle als Chef de Partie beworben — passt es dir gerade kurz?"

Die Erinnerungshilfe ist der wichtige Teil. Wer sich im Feed beworben hat, hat das nebenbei getan, vielleicht vor drei Tagen, vielleicht bei mehreren Betrieben. Ein Anruf, der mit „Sie haben sich ja beworben" beginnt, startet mit einer Peinlichkeit.

Die Frage nach dem Zeitpunkt ist der zweite Teil. Wer im Dienst ist oder gerade schläft (Nachtschicht), führt kein gutes Gespräch. „Wann passt es dir besser?" ist keine Absage, sondern die Voraussetzung dafür, dass das Gespräch etwas bringt.

Die fünf Fragen#

1. „Was machst du gerade beruflich?" Offen gestellt, nicht „Wo arbeiten Sie zurzeit?". Die Antwort liefert Erfahrung, Betriebsart und Selbsteinschätzung in einem Zug — und du hörst, wie jemand über seine Arbeit spricht.

2. „Was müsste ein neuer Job bieten, damit sich der Wechsel für dich lohnt?" Die wichtigste Frage des Gesprächs. Sie sagt dir, ob dein Betrieb das liefern kann, und sie liefert dir die Argumente für das Vorstellungsgespräch. Wenn du nur eine Frage stellen kannst, nimm diese.

3. Eine fachliche Frage, die man ohne Erfahrung nicht beantworten kann. Nicht als Prüfung, sondern als Einordnung. „Welche Posten hast du schon selbst geführt?" „An welchen Fahrzeugen arbeitest du hauptsächlich?" „Wie ist bei euch der Nachtdienst besetzt?" Die Antwort dauert dreißig Sekunden und ersetzt einen Lebenslauf.

4. „Wie sieht es zeitlich aus — Kündigungsfrist, ab wann könntest du?" Klärt die Planung und deckt nebenbei auf, wenn jemand gar nicht ernsthaft wechseln will.

5. „Wie weit ist es von dir zu uns, und wie kommst du her?" Der häufigste stille Absagegrund. Besser jetzt klären als nach dem zweiten Gespräch.

Was du selbst sagen solltest#

Das Gespräch ist keine Einbahnstraße. In einem Markt, in dem der Kandidat wählt, verkaufst du mit. Drei Dinge gehören von dir aus in die zehn Minuten:

• Die Größenordnung des Betriebs. Wie viele Leute, wie ist das Team aufgestellt.
• Das, was dich unterscheidet — zwei überprüfbare Punkte, nicht fünf Floskeln (Employer Branding ohne Marketingabteilung).
• Der ehrliche Nachteil. „Samstag ist bei uns Dienst" oder „die ersten zwei Monate sind anstrengend, weil wir mitten im Umbau sind." Wer einen Nachteil von sich aus nennt, wird beim Rest geglaubt.

Der Abschluss#

Hier wird die Mehrzahl der Kandidaten verloren, und zwar an einem einzigen Satz: „Wir melden uns."

Er klingt höflich und bedeutet für den Kandidaten: unentschieden, unbestimmt, wahrscheinlich nichts. In der Zwischenzeit ruft ein anderer Betrieb an, der einen Termin ausgemacht hat.

Stattdessen:

„Von meiner Seite passt das gut. Möchtest du am Dienstag um 15 Uhr vorbeikommen und dir die Küche anschauen? Dann sehen wir uns beide an, ob es passt."

Ein Datum, eine Uhrzeit, ein Ort. Und wenn es nicht passt, sag das auch — direkt, freundlich und mit Begründung. Das ist unangenehmer als „wir melden uns" und deutlich besser für deinen Ruf.

Der Rahmen drumherum#

Damit das funktioniert, brauchst du zwei Dinge:

Ein festes Zeitfenster. Zwanzig Minuten täglich, dieselbe Uhrzeit. Welche, hängt an der Zielgruppe: in der Gastronomie zwischen Mittag- und Abendservice, im Handwerk am späten Nachmittag, in der Pflege nach dem Frühdienst. Wichtiger als die Uhrzeit ist, dass das Fenster überhaupt im Kalender steht (mehr dazu).

Eine Notiz je Gespräch. Drei Zeilen reichen: was die Person macht, was ihr wichtig ist, was vereinbart wurde. Nach acht Telefonaten weiß sonst niemand mehr, wer wer war — und im Vorstellungsgespräch an den richtigen Punkt anzuknüpfen, ist die halbe Miete.

Häufige Fragen

Wie lange sollte das erste Telefonat mit einem Bewerber dauern?

Acht bis fünfzehn Minuten. Kürzer reicht nicht für eine Einschätzung, länger gehört ins Vorstellungsgespräch. Wenn ein Telefonat regelmäßig 40 Minuten dauert, wird darin bereits das geführt, was eigentlich das nächste Gespräch ist.

Was frage ich einen Bewerber am Telefon?

Fünf Fragen reichen: was er gerade macht, was ein neuer Job bieten müsste, eine fachliche Frage, Verfügbarkeit und Anfahrtsweg. Die zweite ist die wichtigste, weil sie zugleich deine Argumente für das Vorstellungsgespräch liefert.

Soll ich im ersten Telefonat über Gehalt sprechen?

Nur, wenn der Kandidat es anspricht — dann aber ehrlich und mit einer Spanne. Von sich aus gehört das Thema ins Vorstellungsgespräch, wenn beide Seiten wissen, worüber sie sprechen.

Was mache ich, wenn ich jemanden telefonisch nicht erreiche?

Fünf Versuche in sieben Tagen, zu verschiedenen Tageszeiten, dazwischen eine kurze Nachricht per SMS oder WhatsApp mit Name, Betrieb und Rückrufangebot. Gerade Beschäftigte sind tagsüber schwer erreichbar — wer nach einem Versuch aufgibt, verliert bevorzugt die guten Kandidaten.

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