Cost per Hire ehrlich gerechnet

Cost per Hire ist eine der wenigen Kennzahlen im Recruiting, die man tatsächlich rechnen kann. Genau deshalb wird sie so oft falsch gerechnet: Es ist verlockend, nur die Posten aufzunehmen, für die es eine Rechnung gibt.

Die Rechnung, die üblich ist#

Diese Rechnung ist nicht falsch. Sie ist unvollständig, und zwar an vier Stellen.

Der erste fehlende Posten: deine Arbeitszeit#

Wer die Anzeige schreibt, die Bewerbungen sichtet, telefoniert, Gespräche führt und absagt, arbeitet — auch wenn niemand dafür eine Rechnung schreibt.

Grobe Größenordnung für eine einzelne Stelle:

Mit einem internen Stundensatz — auch der eines Geschäftsführers, der in dieser Zeit nichts anderes tut — kommen hier schnell vierstellige Beträge zusammen.

Der zweite fehlende Posten: die Vakanz#

Der größte und der unsichtbarste. Solange die Stelle offen ist, kostet sie: entgangener Umsatz, bezahlte Überstunden im Team, Leihpersonal, und im schlimmsten Fall die Kündigung einer zweiten Person wegen Überlastung.

Die vollständige Herleitung steht in Was eine unbesetzte Stelle wirklich kostet. Für die Cost-per-Hire-Rechnung genügt eine Zahl: was kostet ein Monat Vakanz in deinem Betrieb?

Diese Zahl ist der Grund, warum die Dauer wichtiger ist als der Preis des Kanals.

Der dritte fehlende Posten: die Einarbeitung#

Eine neue Kraft ist nicht ab Tag eins voll produktiv, und sie bindet in den ersten Wochen die Zeit eines erfahrenen Kollegen. Je nach Position sind das zwei Wochen bis drei Monate verminderter Leistung auf zwei Stellen gleichzeitig.

Der vierte fehlende Posten: Fehlbesetzungen#

Wenn von fünf Einstellungen eine innerhalb der Probezeit wieder geht, verteilen sich alle Kosten auf vier statt fünf Besetzungen — und die Kosten der gescheiterten kommen obendrauf.

Das ist unangenehm zu rechnen und der Grund, warum ein schneller, sorgfältiger Auswahlprozess billiger ist als ein schneller, unsorgfältiger.

Die vollständige Rechnung#

Ein Beispiel für eine Servicestelle. Zahlen erfunden, Struktur nicht:

Die entscheidende Zeile ist die vierte. Die Vakanz ist mehr als doppelt so teuer wie alles andere zusammen — und sie ist der einzige Posten, der mit der Dauer wächst.

Was die Rechnung über die Alternativen sagt#

Wenn du die vollständige Rechnung einmal aufgestellt hast, verschiebt sich der Vergleich zwischen den Wegen — und zwar in einer Richtung, die man vorher selten erwartet.

Gegen Warten gewinnt praktisch jede Besetzung. Die Vakanz ist der einzige Posten, der mit jedem Tag weiterläuft; alles andere fällt einmalig an. Wer eine Stelle drei Monate offen lässt, um sich die Suchkosten zu sparen, hat bei umsatznahen Positionen in aller Regel ein Vielfaches davon ausgegeben — es steht nur auf keiner Rechnung.

Gegen Vermittler, Headhunter und Leasing liegt der Unterschied in der Kostenform:

Bei der Cost-per-Hire-Rechnung wirkt sich das über mehrere Besetzungen aus: Der Vermittler kostet beim zweiten Mal dasselbe wie beim ersten. Der eigene Kanal wird bei jeder weiteren Suche billiger, weil Argumente, Motive und Bewerbungsprozess schon stehen.

Was das nicht heißt: dass ein Vermittler die falsche Wahl wäre. Bei sehr seltenen Profilen ist er häufig der einzige Weg, der überhaupt trägt — dort ist der Preis nicht das Kriterium, sondern die Frage, ob man den Menschen sonst erreicht (der Kanalvergleich).

Wie du deine eigene Zahl bekommst#

Nimm deine letzte Besetzung und trag die Posten ein:

1. Direkte Ausgaben. Anzeigen, Kampagne, Vermittlung, Werbebudget.
2. Deine Stunden. Ehrlich geschätzt, mal internem Stundensatz.
3. Vakanzdauer in Monaten mal Monatskosten der offenen Stelle.
4. Einarbeitung, grob geschätzt.
5. Teilen durch die Zahl der tatsächlich erfolgten Einstellungen — nicht durch die Zahl der Bewerbungen.

Das Ergebnis ist meist eine Zahl, die drei- bis fünfmal so hoch liegt wie die, die man im Kopf hatte. Sie ist unangenehm und sie ist nützlich: Ab dann diskutiert man nicht mehr über den Preis einer Anzeige, sondern über die Dauer einer Besetzung.

Was diese Kennzahl nicht kann#

Zwei ehrliche Einschränkungen:

Sie sagt nichts über Qualität. Die günstigste Einstellung kann die sein, die nach drei Monaten wieder geht. Cost per Hire gehört deshalb immer neben eine zweite Zahl: wie lange bleiben die Menschen, die auf diesem Weg gekommen sind.

Sie ist bei kleinen Zahlen unzuverlässig. Wer im Jahr zwei Stellen besetzt, hat keine Statistik, sondern zwei Einzelfälle. Für die Entscheidung reicht das trotzdem — es geht nicht um Präzision, sondern um die Größenordnung.

Häufige Fragen

Wie berechnet man Cost per Hire?

Alle Kosten einer Besetzung geteilt durch die Zahl der tatsächlichen Einstellungen. Zu den Kosten gehören direkte Ausgaben, die eigene Arbeitszeit, die Vakanzkosten und die Einarbeitung — nicht nur die Anzeigenrechnung.

Was ist ein guter Cost-per-Hire-Wert?

Es gibt keinen allgemeingültigen Vergleichswert; er hängt an Branche, Position und Region. Aussagekräftig ist der Vergleich mit den eigenen früheren Besetzungen — und mit den Vakanzkosten derselben Stelle.

Warum sind Vakanzkosten so hoch?

Weil sie mit jedem Tag weiterlaufen, während alle anderen Posten einmalig anfallen. Bei einer umsatznahen Stelle übersteigen sie die gesamten Suchkosten oft schon nach wenigen Wochen.

Sollte ich die Zeit meiner eigenen Mitarbeiter mitrechnen?

Ja. Die Stunden, die für Sichtung, Telefonate und Gespräche aufgewendet werden, fehlen an anderer Stelle — auch wenn dafür keine Rechnung geschrieben wird.

Kosten Grundlagen Entscheidung