Was eine unbesetzte Stelle wirklich kostet

Im Erstgespräch fragen wir irgendwann: „Was kostet dich die Stelle, solange sie offen ist?" Die häufigste Antwort ist ein Zögern. Dann kommt meistens: „Naja, das Gehalt spare ich mir ja."

Das ist buchhalterisch richtig und betriebswirtschaftlich falsch — und es ist der Grund, warum Personalsuche in vielen Betrieben als Kostenstelle behandelt wird statt als Investition.

Warum die Rechnung so selten aufgestellt wird#

Die Kosten einer unbesetzten Stelle sind unsichtbar. Es gibt keine Rechnung, keine Buchung, keinen Beleg. Der eingesparte Lohn dagegen steht schwarz auf weiß in der Auswertung.

Bei über 4.000 ausgewerteten Fragen aus unseren eigenen Verkaufsgesprächen ist uns aufgefallen: Nach den Kosten der Vakanz fragt praktisch niemand — weder wir früher noch die Kunden selbst. Wir haben das inzwischen geändert, weil die Antwort fast immer die ganze Diskussion verschiebt.

Die drei Posten#

1. Entgangener Umsatz#

Der einzige Posten, den man halbwegs sauber beziffern kann — und der bei umsatznahen Stellen den größten Teil ausmacht.

Ein Restaurant, das mangels Koch zwei Tage in der Woche schließt, verliert nicht ein Achtel seines Wochenumsatzes, sondern den vollen Umsatz dieser Tage. Ein Handwerksbetrieb, der Aufträge ablehnt, verliert nicht nur die Marge, sondern häufig den Kunden. Ein Hotelbetrieb, der Zimmer nicht belegt, weil die Reinigung fehlt, verliert die umsatzstärksten Nächte zuerst.

Die Rechnung ist stumpf und deshalb brauchbar:

Tagesumsatz, der ohne diese Person nicht stattfindet × Kalendertage der Vakanz

Bei einer Stelle, die seit vier Monaten offen ist, sind das rund 120 Tage. Selbst bei kleinen Beträgen je Tag kommt dabei eine Summe heraus, die jede Kampagne relativiert.

2. Überstunden im bestehenden Team#

Die Arbeit verschwindet nicht, sie verteilt sich. Meistens auf die Menschen, die ohnehin schon am meisten tragen.

Dieser Posten ist teilweise direkt bezifferbar: bezahlte Überstunden, Zuschläge, Leihpersonal. Und teilweise nicht: Die Qualität sinkt, Fehler nehmen zu, die Stimmung kippt. Ein Gastronom hat uns das so beschrieben — er habe fast sieben Jahre unter extremem Stress gearbeitet, 14 bis 16 Stunden am Tag. Das ist kein Kostenposten in der Buchhaltung, aber es ist einer.

3. Fluktuation durch Überlastung#

Der teuerste und am besten versteckte Posten. Wenn wegen einer offenen Stelle jemand aus dem bestehenden Team kündigt, hast du zwei offene Stellen statt einer — plus den Verlust an Erfahrung, plus die Einarbeitungszeit für zwei statt für eine Person.

Dieser Effekt ist nicht theoretisch. Er ist der Grund, warum sich Personalprobleme in manchen Betrieben beschleunigen statt stabil zu bleiben.

Ein Rechenbeispiel#

Ein Landgasthof, Servicekraft seit drei Monaten unbesetzt. Die Zahlen sind erfunden, die Struktur nicht:

Nach drei Monaten steht ein Minus von rund 7.000 Euro — ohne den dritten Posten, also ohne das Risiko, dass jemand aus dem Team hinwirft.

Wichtig an dieser Tabelle ist nicht das Ergebnis, sondern die zweite Zeile von unten. Der eingesparte Lohn ist der einzige Posten mit einem Pluszeichen, und er ist der einzige, der in der Buchhaltung auftaucht. Deshalb fühlt sich die Vakanz an, als wäre sie neutral.

Wer das für den eigenen Betrieb durchrechnen will: Wir haben dafür einen Rechner gebaut, der die Posten abfragt und die Monatssumme ausgibt.

Die Entscheidung, um die es eigentlich geht#

Wer über eine Recruiting-Kampagne nachdenkt, vergleicht in der Regel die falschen Größen: die Kosten der Kampagne gegen null. Der richtige Vergleich ist ein anderer:

Was kostet eine Besetzung — gegenüber dem, was das Weiter-so kostet?

Zwei Kunden haben das in Interviews unabhängig voneinander auf den Punkt gebracht. Der eine: „Klar kostet das Geld. Aber es kostet dich im Endeffekt mehr Geld, wenn du die Bremse ziehen musst in deinem Betrieb." Der andere: „Das ist eine Stange Geld. Aber die Konsequenz, wenn man es nicht macht: man findet keine vernünftigen Arbeitnehmer — oder wenn, ist die Fluktuation schnell gegeben."

Beide Sätze sind Verkaufsargumente, wenn wir sie sagen. Sie sind Erfahrungsberichte, wenn Kunden sie sagen. Deshalb stehen sie hier in ihren Worten.

Der Vergleich, der daraus folgt#

Sobald die Vakanzkosten auf dem Tisch liegen, verschiebt sich auch der Vergleich zwischen den Wegen, eine Stelle zu besetzen. Drei stehen zur Wahl, und sie unterscheiden sich weniger im Betrag als in der Kostenform:

Die erste Zeile ist die teuerste, und sie ist die einzige, die man nicht bemerkt. Die zweite und dritte sind legitime Wege — bei sehr seltenen Profilen manchmal die einzigen, die tragen. Nur sind sie eben nicht einmalig: Beim Vermittler zahlst du bei der nächsten Stelle wieder von vorn, beim Leasing zahlst du, solange die Person bleibt.

Die vollständige Gegenüberstellung mit Zeitverlauf steht in Jobportal, Personalvermittler oder Social Recruiting?, die Rechenweise je Einstellung in Cost per Hire ehrlich gerechnet.

Wann die Rechnung gegen eine Besetzung spricht#

Der Vollständigkeit halber, weil es diesen Fall gibt: Wenn eine Stelle keinen Umsatz verhindert, keine Überstunden erzeugt und das Team nicht belastet — dann ist sie vielleicht gar nicht nötig. Diese Antwort kommt selten, aber sie kommt. Und sie ist besser als eine Besetzung, die man in sechs Monaten bereut.

Die Rechnung ersetzt also keine Entscheidung. Sie sorgt nur dafür, dass die Entscheidung mit beiden Zahlen getroffen wird statt mit einer.

Häufige Fragen

Wie berechne ich die Kosten einer unbesetzten Stelle?

Für umsatznahe Stellen: der Umsatz, der ohne diese Person nicht stattfindet, mal die Tage der Vakanz. Dazu die bezahlten Überstunden und Leihkosten im Team. Davon abgezogen wird der eingesparte Lohn samt Nebenkosten.

Was ist ein realistischer Zeitraum, um eine Stelle zu besetzen?

Das hängt an Beruf und Region. Wichtiger als der Durchschnitt ist die eigene Erfahrung: Wie lange war dieselbe Position beim letzten Mal offen? Diese Zahl ist die belastbarste Grundlage für die Rechnung.

Zählt die Einarbeitungszeit auch zu den Kosten?

Ja, sie gehört auf die andere Seite der Rechnung — eine neue Kraft ist nicht ab Tag eins voll produktiv. In den meisten Betrieben ist dieser Posten aber deutlich kleiner als der Ausfall durch die Vakanz.

Lohnt sich eine Kampagne auch für eine einzelne Stelle?

Das lässt sich nur mit der Rechnung beantworten. Wenn der Monatsausfall über den Kosten einer Besetzung liegt, lohnt sie sich rechnerisch sofort. Wenn die Stelle wenig kostet, solange sie offen ist, ist Abwarten eine legitime Entscheidung.

Kosten Grundlagen Entscheidung